Jak wygląda zakup kasy fiskalnej? Kto musi wymienić kasę na online?

Zgłoszenie zamiaru kupna urządzenia fiskalnego

Jeszcze zanim zakupimy swoją kasę fiskalną powinniśmy zgłosić zamiar zakupu i rozpoczęcia sprzedaży w odpowiednim, dla miejsca prowadzenia działalności urzędzie skarbowym. Podczas zgłaszania informujemy o dokładnej liczbie kas, które zamierzamy zakupić, miejscu ich instalacji oraz dacie rozpoczęcia ewidencji sprzedaży.

Fiskalizacja kasy

Kolejnym etapem jest fiskalizacja kasy, którą wykonać może uprawniony serwis. Sam proces fiskalizacji kasy jest jednorazowy. Aby usprawnić kwestie przeglądów technicznych czy ewentualnych usterek swoich kas warto podpisać umowę z jednym serwisem, najlepiej w miejscu w którym kupiliśmy sprzęt. W przypadku kas zwykłych w terminie 7 dni musisz zgłosić fiskalizację w Urzędzie Skarbowym. Kasy Online zgłaszają fiskalizację automatycznie. Następnie otrzymasz unikalny numer identyfikacyjny, który należy nanieść na kasę fiskalną. W przypadku awarii kasy fiskalnej, wyłącznie wskazany serwis może dokonać odczytu z pamięci urządzenia.

Archiwizacja paragonów fiskalnych

Następnym obowiązkiem jest konieczność przechowywania kopii każdego wydanego paragonu przez 5 lat, licząc od końca roku obrotowego, w którym został wydrukowany. Kasy fiskalne dostępne na rynku polskim oferują elektroniczną technologie archiwizacji danych. Paragon wystawiany jest jedynie dla klienta, a jego kopia jest zapisywana na karcie pamięci SD lub microSD. Takie rozwiązanie jest komfortowe, a koszty eksploatacji takiej kasy są niskie.

Raporty

Raport dobowy należy wykonać najpóźniej przed rozpoczęciem sprzedaży dnia następnego. Jeśli w ciągu dnia nie zarejestrowano żadnej sprzedaży raportu dobowego nie trzeba drukować. Taki raport fiskalny zawiera wartość należnego podatku VAT oraz informacje o łącznej kwocie sprzedaży brutto z podziałem na stawki VAT. Raport miesięczny trzeba wystawić po zakończeniu miesiąca, w którym odbywała się sprzedaż. Powinno to nastąpić najpóźniej do 25 dnia następnego miesiąca.

Przeglądy techniczne

Każda kasa fiskalna obowiązkowo powinna przejść przegląd techniczny, co minimum 2 lata. Przegląd polega na wyeliminowaniu ewentualnych usterek i konserwacji urządzenia, aby służyło przez lata. Przeglądem zajmuje się uprawniony do tego serwisant. Należy pamiętać, że to właściciel urządzenia jest odpowiedzialny za zrealizowanie przeglądu w odpowiednim terminie.

Książka serwisowa

W książce serwisowej kasy fiskalnej znajdziemy nazwę, model, numer fabryczny, numer unikatowy, numer ewidencyjny oraz producenta. Powinniśmy znaleźć tam również informacje o właścicielu kasy oraz obsługującym serwisie wraz z ewidencją czynności wykonanych na urządzeniu fiskalnym. Książkę powinniśmy zachować przez cały czas użytkowania kasy. Przekazanie kasy wraz z książką jest podstawą do przyjęcia urządzenia do wykonania przeglądu. W przypadku braku dokumentacji lub błędnych wpisów, może zostać podważona prawidłowość prowadzenia sprzedaży. Urząd skarbowy może wymagać od nas dokumentów przez kilka lat zakończeniu używania kasy, a nawet po zakończeniu działalności. Z końcem działania firmy należy wykonać odczyt pamięci kasy fiskalnej, który jest wykonywany przez autoryzowany serwis.

Kasy i drukarki ONLINE

To urządzenia fiskalne, które pozwalają na automatyczne przekazywanie danych takich jak - raporty dobowe, paragony fiskalne lub dokumenty niefiskalne do Centralnego Repozytorium Kas, podlegającemu Ministerstwu Finansów.

 Branże zobligowane do korzystania kas ONLINE: